Pourquoi votre établissement a-t-il fait le choix de l’Espace Numérique Sécurisé des Agents Publics (ENSAP) pour la dématérialisation des bulletins de paie ?
"Pour optimiser les coûts et gagner du temps ! Au CHU de Reims, l’ensemble des bulletins de paie était auparavant distribué chaque mois par les cadres à tous les salariés. Or, le tri préalable exigeait une demi-journée de travail par mois pour trois personnes, et la distribution posait parfois problème, les agents n’étant pas nécessairement présents pour les recevoir. Les bulletins n’arrivant pas toujours jusqu’à eux, nous recevions fréquemment des demandes de duplicatas.
Dans ce contexte, le CHU avait engagé depuis plusieurs années une démarche de dématérialisation au niveau RH et les bulletins de paie constituaient un enjeu important puisque le flux est d’environ 8000 par mois.
Dans cette perspective, nous avions donc lancé des recherches pour connaître les solutions électroniques sur le marché. Comme le Mipih était notre éditeur de paie avec Ph7, il était plus facile pour nous de se tourner vers eux et leurs partenaires plutôt que d’ajouter un nouveau prestataire. Bien moins chère que les solutions proposées dans le secteur privé, la solution de dématérialisation des bulletins de paie avec stockage dans l’ENSAP nous a paru très pertinente, à plus forte raison quand nous avons pu prendre connaissance du bon retour d’expérience de l’AP-HP. Cette solution s’est donc rapidement imposée à nous."
Le Mipih vous a-t-il aidé dans le déploiement de cette solution ?
"Absolument. Lorsque le gouvernement a décidé d’ouvrir la solution ENSAP aux agents hospitaliers en décembre 2021 (ce qui n’était pas le cas dans un premier temps), nous avons essayé d’entrer en contact avec la DGFiP, mais les agents étaient alors un peu submergés par les demandes. Le Mipih disposait des bons contacts et d’autre part connaissait toutes les exigences de l’ENSAP pour l’intégration des fiches de paie.
Le Mipih a pleinement joué son rôle de facilitateur."
Comment s’est passée la mise en place de cette solution ?
"Tout s’est déroulé de manière simple, fluide et rapide. Nous avons démarré le projet en décembre 2023 et il a suffi de quelques réunions autour d’un chef de projet, de tests à blanc sur les fichiers qui se sont avérés probants. Nous avons commencé à utiliser la solution dès mars 2024.
Ce nouveau dispositif a également été accepté très facilement par les agents."
Quels avantages en avez-vous retiré ?
"D’abord, un gain de temps évident puisque la distribution a été rendue inutile. Et d’autre part, les agents des RH ne perdent plus de temps à produire des duplicatas. Il faut également prendre en compte l’économie de papier et d’enveloppes qui n’est pas négligeable.
Enfin, les salariés trouvent également de grands avantages à cette solution : ils ont accès plus rapidement à leurs bulletins qui sont conservés dans l’espace ENSAP jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge de 75 ans. Ils y ont accès même s’ils quittent l’établissement. A tous les niveaux, la mise en place de cette solution a été très positive pour le CHU de Reims !"
***
Pour plus d'informations, contactez-nous : contact@mipih.fr
Le Mipih est le 1er producteur de paie hospitalière et diffuse plus de 3 millions de bulletins par an pour 260 établissements de santé.
+ de 20 % des bulletins de paie produits par le Mipih sont aujourd’hui dématérialisés ou en cours de dématérialisation !
